Jak sprawdzić software house przed podpisaniem umowy?

Tekst wygenerowany przez AI · Wydawca: Tomasz Niedźwiecki · zawiera oznaczoną reklamę jego usług

Od czego zacząć sprawdzanie wykonawcy aplikacji?

Zacznij od ustalenia formy prawnej, bo od niej zależy rejestr. Software house może być spółką wpisaną do KRS albo jednoosobową działalnością w CEIDG, a rejestry się nie pokrywają.

Poproś wykonawcę o NIP i pełną nazwę firmy przed rozmową o cenie. Jeśli unika podania tych danych, to pierwsze ostrzeżenie. Cała kolejność poniżej zajmie Ci około godziny (szacunek własny) i nie kosztuje nic poza czasem.

1. Znajdź firmę po numerze KRS albo NIP i potwierdź formę prawną.
2. Sprawdź status: aktywna, zawieszona czy wykreślona.
3. Przejrzyj sprawozdania finansowe, jeśli to spółka.
4. Porównaj numer konta z faktury z białą listą VAT.
5. Poproś o realizacje i rozmowę z klientem.
6. Zaproponuj mały płatny etap próbny.

Jak sprawdzić spółkę w KRS?

W wyszukiwarce KRS wpisujesz numer KRS, NIP, REGON albo pełną nazwę, ale najprecyzyjniejsze wyniki daje zwykle numer KRS. Nazwy firm często się powtarzają, więc pomyłka o jedną spółkę jest łatwa.

W wynikach sprawdź adres, datę wpisu i członków zarządu. Zestaw je z tym, co wykonawca podaje w ofercie i umowie. Różnica w adresie lub nazwie to powód do pytania, nie do podejrzeń. Źródło: Fakturownia, odczyt 26.10.2026.

Co powiedzą sprawozdania finansowe spółki?

Sprawozdanie pokazuje kapitał własny, zobowiązania i wynik, czyli to, czy spółka ma na czym stać. Ostrzeżeniem jest sytuacja, gdy zobowiązania rosną szybciej niż majątek firmy.

Porównuj kilka lat, a nie jeden rok. Moja rada: strata jednego roku nie dyskwalifikuje młodej firmy, ale kilka lat pod rząd przy rosnących długach już tak. Zwróć uwagę na rok obrotowy, bo nie zawsze jest kalendarzowy. Sprawozdanie mówi o kondycji, nie o jakości kodu. Źródło: Fakturownia, odczyt 26.10.2026.

Jak sprawdzić jednoosobową firmę w CEIDG?

Status działalności w CEIDG to informacja, czy firma jest aktywna, zawieszona czy wykreślona z rejestru. Wpis „zawieszona” informuje, że firma czasowo nie wykonuje działalności.

Rejestr dotyczy jednoosobowych działalności i wspólników spółek cywilnych, a nie spółek wpisanych do KRS. Sprawdzisz tu nazwę, NIP, REGON i adres wykonywania działalności. Przy dużym zleceniu jednoosobowa firma to większe ryzyko ciągłości, bo cała wiedza stoi na jednej osobie. Źródło: Fakturownia, 9 czerwca 2026, odczyt 26.10.2026.

Po co sprawdzać białą listę VAT przed przelewem?

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy dotyczą płatności powyżej 15 000 zł, a liczy się łączna wartość należności, nie liczba przelewów. Próg liczysz od wartości całej umowy albo faktury, więc rozbicie zapłaty za etapy na mniejsze przelewy go nie omija.

Według artykułu z 22 października 2026 r. przy fakturach wystawionych do końca 2026 r. płatność na rachunek spoza listy oznacza wyłączenie wydatku z kosztów. Nabywca nadal odpowiada solidarnie za VAT sprzedawcy przypadający na daną transakcję. Źródło: Poradnik Przedsiębiorcy, odczyt 26.10.2026.

Odpowiedzialności za VAT unikasz, gdy zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności albo w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu złożysz zawiadomienie ZAW-NR. To ta sama informacja z tego samego artykułu, odczyt 26.10.2026.

Co z rejestrów oznacza dla Twojego zlecenia?

Tabela zbiera cztery sprawdzenia, ich wynik i to, co z niego wynika dla zlecenia.

Źródło: Fakturownia (KRS i CEIDG) oraz Poradnik Przedsiębiorcy, odczyt 26.10.2026; adresy są w źródłach pod artykułem.

O co zapytać o realizacje, skoro rejestry tego nie pokażą?

Rejestry potwierdzają, że firma istnieje i płaci rachunki, ale nie to, że potrafi zbudować Twój produkt. Poproś o dwie realizacje podobne do Twojej i o kontakt do jednego z klientów, z którym porozmawiasz sam.

Zapytaj klienta, czy termin i kwota się zgadzały, kto naprawiał błędy po starcie i czy kod został przekazany. Wykonawca, który odmawia kontaktu, odpowiada tym samym. Pytania o zawyżoną wycenę znajdziesz w tekście Jak rozpoznać zawyżoną wycenę software house'u.

Zwróć uwagę na spójność. Jeśli referencje podaje inny podmiot niż ten, z którym podpiszesz umowę, poproś o wyjaśnienie, kto faktycznie pisał kod. Pytaj też o zespół: kto będzie pracował nad Twoim projektem i czy ta sama osoba zostanie po starcie.

Jak ograniczyć ryzyko, zanim podpiszesz całą umowę?

Zaproponuj mały płatny etap próbny, na przykład jedną funkcję albo makietę, z osobną fakturą i jasnym odbiorem. Po nim wiesz, jak wykonawca komunikuje się, dotrzymuje terminu i reaguje na uwagi.

Zadbaj w umowie o prawa do kodu i dostęp do repozytorium, a o zabezpieczenie pomysłu zapytaj w tekście o NDA przed rozmową z wykonawcą. Zestawienie rodzajów wykonawców znajdziesz w porównaniu software house, freelancer, no-code, a dalsze porady w dziale Budowa.